浪費時間

超時 沒結論 閒人來亂 專家:開會浪費生命

: 2019-01-11 10:01:22

(華盛頓10日訊)開會,是大多數上班族不可或缺的活動,每週都要在公司參與多項會議,會議時間還經常超出預期長度,最終不但無法有效地討論出結果,還不時出現“閑雜人等”加入會議,模糊重點又浪費時間。

數以小時計的公司會議若沒達到有意義的成效,將會耽誤職員的其他日常工作,可以說是適得其反。

對此,有專家提出開會的6大盲點,強調不必要的會議等同在“損害公司利益”。

美國雜誌《Entrepreneur》特約記者安娜約翰遜分析指出,公司會議大多分為2種型態,第一種是由高層參與的高級會議,專門討論公司經營策略、未來目標或其它規章;其二則是低級會議,主要由上司交辦事務給屬下,委任待辦事務。

專家表示,在多數的公司會議中,其實都對企業本身沒有幫助,並列舉開會文化的6項缺點,強調所有企業應避免落入這些“開會陷阱”。

1)開會使人分心

當公司安排了一項會議,員工在15分鐘前正絞盡腦汁地解決一個困難且複雜的問題,但在15分鐘後開會時,他就會被迫打斷思路,參加另一場可能與他無關的會議,導致工作效率低迷。也有一些員工提前預知會出現這樣的問題,因此認為與其思緒被打斷,倒不如等到會議結束再重新開始,導致部份員工在會議開始前不願處理重要事務。

2)偏離討論重點

無論會議規模大小、參與人數多寡或是事前將議程計劃地多麼精確,最終會議還是很有可能會偏離主題。當會議一旦偏離主題,便會失去整場會議的意義。

3)出現不必要的人

會議中出現“閑雜人等”是最嚴重的,但也是幾乎無法避免的情況。會議發起人通常會認為增加參加人數是件好事,能夠產生不同的點子,有時還可以激發腦力激蕩,但其實此舉非常具有破壞性,因為不但會吸引更多的員工“遠離原有的日常工作”,還會讓會議模糊焦點,分散注意力。

4)浪費時間

一場一個小時的會議,看似不是什麼大不了的事,但如果這場會議沒有成效,那麼員工將會白白失去一個小時的時間。假設一場會議裡有7人參加,每週一次,那麼公司一年內將浪費超過360個小時在開沒有意義的會議。

5)會議沒有成效

很多人認為會議就是工作的一種,但事實上並非如此,因為會議只是在會議室內“討論工作”,大多數的會議都只在“討論”,卻沒有實際實踐工作。“討論”如何解決問題不能真正地解決問題,或許能夠通過會議釐清問題,但通常問題只會更加複雜化,並在會議結束後又回到原點。

6)會議的時間成本

美國非盈利機構TED發言人曾表示,全球每年有超過30億次的會議,許多公司高層會花費40至50%的工作時間用在參與會議,但是有近34%的會議最終都是浪費時間,光是在美國,每年這種被損失的生產力就高達370億美元!