4年辦300大型活動 逾200萬人參與 策劃公司北上南下服務民眾

: 06/14/2018 - 23:35

一場萬人空巷的嘉年華會、展覽會、博覽會、佳節慶典活動或體育活動等能夠順利舉行,在幕後策劃活動的工作人員可說是功不可沒。

來自檳城的黃繼昇在過去逾4年來,帶領團隊策劃了超過300場的大型活動,吸引了超過兩百萬公眾參與其盛。他與工作人員凝聚了合作無間的團隊精神,共同創造一場場熱鬧繽紛且萬頭攢動的活動。

黃繼昇過去因家族經營雨傘製造生意,而經常參與商展活動,進而對策劃活動產生興趣。2013年,他在檳城成立TLM活動策劃有限公司,擔任該公司董事經理,並帶領團隊一起到全國各地策劃許多大型活動。

他說,他過去經常參與商展,當時是以“企業對企業”(Business-To-Business,B2B)的形式進行交易。逾4年前,他成立TLM活動策劃有限公司後,該公司所舉辦的各大型活動,則是以 “企業對消費者”(Business-To-Customer,B2C)形式進行,即該公司所舉辦的大型活動,主要受眾是一般普羅大眾。

參展商數量依地點而異

“策劃一場大型活動的事前籌備工作很重要,一般上,一場大型展銷會或博覽會得利用至少一年時間來策劃和籌備。籌備工作的第一個步驟是,我與團隊得先擬定活動的舉辦日期和時間,然後為該大型活動尋找合適的場地,可能是室內,或者是戶外場地。”

“第二個步驟是,我們得尋找客戶(參展商)來參與我們策劃的大型展覽會或博覽會。由於我們舉辦的大型活動涵蓋範圍包括全國各州,因此,我們會廣招全國各地的商家參與展銷會或博覽會。參展商可在活動舉行時進行產品或服務促銷活動,推介新產品或服務配套,增加產品或服務的曝光率。”

他說,尋找參展商的數量得依所舉辦的地點而各有不同。若活動舉行地點是在體育館或會展中心等大型場地,一般上可容納100個或以上的參展商。若該場大型展覽會或博覽會是在檳城舉行,那麼,檳城國際會展中心(Spice Arena)是最合適的舉辦地點,因為該中心可容納大約100個參展單位。若是選擇在購物中心內舉辦活動,那麼,參與的參展商大約是30個左右。

“第三個步驟,我們洽詢參展商後,會出示活動地點的圖表,供參展商選擇他們屬意的參展攤位,同時會給予他們適當的建議。但並非所有展覽會或博覽會都讓參展商選擇屬意的參展攤位,有些類型的展銷會或博覽會,例如教育展覽會和婚禮博覽會,就不會讓參展商選擇攤位,而是以抽簽的方式來決定。”

他披露,第四個步驟就是與參展商協調場地的設備,例如場地的水電供應、參展攤位的裝置設計等事項。

“第五個步驟就是為活動進行媒體宣傳,例如通過打廣告、文宣、橫幅、廣告板,還有與聯辦單位聯合召開記者會來宣傳相關活動,以便吸引更多民眾參與其盛。”

他說,第六個步驟則是在活動舉行時,工作人員會到活動現場供民眾註冊和諮詢的櫃台服務大家,例如分發場刊給參與者,以助他們了解活動內容,或是贈送禮品給參與者,又或是舉辦幸運抽獎和比賽等來吸引民眾參與。

他披露,“TLM嬰兒博覽會”和“TLM美食展銷會”是該公司的品牌活動,而這兩項大型活動每年至少舉辦10次,且分別在檳城、吉隆坡、怡保、亞羅士打、馬六甲等地巡迴舉辦,平均每年在每一個城市舉辦至少兩次。

“此外,我們也曾舉辦媽媽和寶寶展覽會、KEY教育展覽會、幼兒教育和興趣展覽會、汽車展覽會、婚禮展覽會、健康生活展覽會,以及各族佳節慶典活動等,例如農曆新年、開齋節、中秋節和聖誕節等慶典活動。”

辦美食活動嚴選參與小販

黃繼昇及其團隊曾多次策劃與飲食主題相關的大型活動,包括於2015、2016和2017年一連三年在檳城舉辦咖啡與甜品嘉年華會、2016和2017年在檳城舉辦小販嘉年華會、2017年在檳城舉辦街頭美食嘉年華會,以及於2017及2018年在檳城舉辦國際美食嘉年華會。

“一場大型嘉年華會的籌備工作可能得用上3個月的時間,若是小型嘉年華會,籌備工作大約是一個月左右。”

至於嘉年華會的地點,有些是在購物中心內,有些則是在戶外街頭舉行。“以檳城國際美食嘉年華會為例,它所涵蓋的範圍很廣,包括檳城土庫街、土庫街週邊街道、加拉歪路和品牌城(Design Village)等,因此,我們的團隊精神很重要,只有大家彼此合作,才能把大型活動辦好。”

他說,他們在策劃與美食相關的大型活動時會慎選小販和參與的美食單位。就以檳城國際美食嘉年華會為例,首先,他們會先篩選符合檳城美食條件的小販和美食單位參與,且規定對方所售賣的食物必須是檳城道地美食。其二,他們也會確保參與的小販和美食單位的烹飪與衛生條件合格,以便民眾可食用到衛生的美食。

“第三,我們也會篩選售價合理的小販或美食單位來參與,例如市面上一碟檳城炒粿條的售價是5令吉,那麼,我們會篩選售價介於5令吉之間的小販參展,並確保小販在活動舉行當天以合理價格售賣食物給消費者,不能擅自起價。”

他披露,第四點是他們必須與小販和美食單位互相協調節目行程,例如小販和美食單位幾時需前往活動地點準備美食,幾時可以完成收檔和清潔工作等。

逢週日辦佔領土庫街活動

黃繼昇說,該公司除了舉辦博覽會和展覽會,同時也常舉辦嘉年華會和文化活動等,其中“佔領土庫街”活動乃是他與團隊策劃的長期性活動。從2013年開始,每逢週日的早上7時至中午12時在檳城土庫街舉行,因當天早上也是土庫街的無車日。

他指出,雖然“佔領土庫街”的活動只在逢週日早上進行,但該活動迄今已邁入第五個年頭,而對他來說,這依然是一項具有挑戰性的活動。

“許多活動一般舉行兩三天後就結束,但“佔領土庫街”是一項長期性活動。我們逢週日清晨4時就會安排工作人員前往土庫街搭建臨時攤位帳篷,以便參與的文化或美食單位可在早上7時許前往擺攤。中午12時,我們也得確保工作人員把臨時攤位帳篷拆除,因為土庫街將在週日中午1時恢復通車。”

過去逾4年來,他與團隊也策劃過其他大型文化活動,包括於2014、2015及2016一連3年在檳城舉辦街頭藝人嘉年華會、2016年在檳城舉辦農曆新年慶典、2017年舉辦In Between藝術嘉年華會等。

辦戶外活動最具挑戰性

黃繼昇說,在戶外街頭舉行活動很具挑戰性,且所涉及的單位不只是他與公司團隊而已,他與團隊還必須與其他不同的單位進行協調。

“每當策劃戶外街頭活動時,至少需要50名工作人員在不同的組別裡各司其職,包括安排志願警衛團(RELA)協助維持街道的交通、安排消防員接下後備工作,以防火患發生、安排工作人員在活動現場維持秩序、到每個小販和美食攤位檢查衛生狀況、收拾餐桌上的餐具和垃圾及協調舞台表演節目事項等。”

他說,在戶外辦美食嘉年華還得面對非法小販、小偷或偷窺狂混入人群的問題。此外,在戶外辦活動最怕的是遇到天不作美的情況,若不幸碰上刮風下雨,他與團隊還得確保參與的小販和單位,以及民眾得以順利疏散到安全的地方。

此外,他與團隊也曾策劃體育活動,包括2017年光大大樓跑,以及2017年和2018年分別在檳城喬治市、升旗山、威省和雪蘭莪州舉辦的“我愛檳城跑”等。

籌辦活動項目排到2020年

黃繼昇說,不同性質的活動所舉行的時間長短不一。若是展覽會或博覽會,一般是舉行兩三天,佳節慶典活動的舉辦時間一般是兩三週,而文化活動則約為兩天左右,至於與美食相關的嘉年華會的舉辦時間則各不相同,有者只舉辦兩天,有者則是一口氣舉辦兩週。

他再以檳城國際美食嘉年華會為例說,由於該活動舉行長達16天,且分散在檳州多個地點舉行,對他與團隊來說都是極具挑戰性的大型活動,因此,在辦活動期間,他們就像是在跑馬拉松一樣,無論是體力和精神都比較吃力。

策劃活動須互相協調

他強調,策劃活動不是一個人的工作,也不是一個單位的工作,而是得由一群來自不同單位的工作人員互相協調,因此,它需要靠團隊整體合作共同完成。而該公司有逾20名全職員工,在舉辦大型活動期間,他們便會聘僱臨時兼職工作人員協助。

“我們一年內策劃的各類型活動逾100場,目前,我們計劃舉辦的活動項目已經排到2020年。今年,我們在6月舉辦怡保美食博覽會和兒童展覽會,7月在馬六甲舉辦美食博覽會,也在檳城辦婚禮博覽會,還有8月舉辦檳城咖啡與甜品嘉年華會,及在吉打州亞羅士打舉辦嬰兒博覽會等。”

策劃公司

◆具備條件:策劃能力、協調能力和溝通能力等。

◆服務範圍:在全馬各地策劃嘉年華會、展覽會、博覽會、佳節慶典活動或體育活動等。

◆收費:展覽會和博覽會租金不一定,嘉年華會和文化活動等是象徵性收費。

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